비즈니스의 반복 프로세스를 자동화하는 것은 기업이 효율성을 높이고 비용을 절감할 수 있는 강력한 도구입니다. 자동화가 특히 어려울 수 있는 영역 중 하나는 비즈니스 및 관리 작업의 병목 현상을 해결하는 것입니다.
이러한 병목 현상은 운영 속도를 늦추고 지연을 일으키며 생산성 손실로 이어질 수 있습니다. 이러한 작업을 자동화함으로써 기업은 전반적인 성과를 개선하여 운영의 보다 중요한 측면에 집중할 수 있습니다.
다음은 자동화할 수 있는 비즈니스 및 관리 병목 현상의 몇 가지 예입니다.
1. 급여 분배
디지털 트랜스포메이션이 유행어가 된 이후로 전 세계 기업들은 복잡한 계산을 즉석에서 할 수 있을 뿐만 아니라 필요한 경우 공제를 적용하고 보고서를 생성할 수 있는 산업 등급 소프트웨어를 사용하여 급여 분배와 같은 지루한 작업을 자동화하려고 합니다. 그렇게 함으로써 시간과 비용을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 세금 원천 징수 규정 및 요건을 준수할 수 있습니다.
명심해야 할 또 다른 점은 이와 같은 소프트웨어가 인적 오류를 효과적으로 줄여준다는 것입니다. 대규모 운영을 하고 있고 관리해야 할 수많은 직원과 계약자가 있는 경우에도 최신 급여 분배 솔루션은 다음을 수행할 수 있습니다. 72시간 안에 모든 것을 끝내라 최소한의 인간 개입으로 그 이하. 생각해 보십시오. 귀사의 최고 인재가 귀사의 성장을 가속화할 프로젝트에 참여하는 대신 이와 같은 하찮은 작업에 시간을 보내는 것이 진정으로 가장 좋은 일입니까?
2. 커뮤니케이션
모든 사람이 해야 할 일을 최신 상태로 유지하려면 커뮤니케이션이 핵심입니다. 불행하게도 입증된 시스템이 없다면 주요 비즈니스 장애가 되는 경향이 있습니다. 예를 들어 팀원 중 한 명이 회의에 참석할 수 없는 경우 모든 사람이 같은 페이지에 있도록 하려면 어떻게 하시겠습니까? 말하자면 회의가 직원의 시간을 가장 생산적으로 사용하는 것입니까?
두 조직이 완전히 동일하게 구성되어 있지는 않지만 프로세스를 최적화하려면 기존 커뮤니케이션 채널을 분석하는 것이 중요합니다. 이메일, 메모와 같은 대안을 탐색하는 것을 부끄러워하지 마십시오. 클라우드 호스팅 생산성 앱 통합 할 일 목록 및 유사한 기능이 있습니다. 동시에 중요한 정보를 다른 팀원에게 전달하는 역할이 누구의 역할인지 명확하게 밝히십시오. 실제로 그런 일이 일어나기는 하지만 의사 소통의 병목 현상과 같은 사소한 일로 인해 진행이 중단되는 것을 보고 싶지 않을 것입니다.
3. 종이 문서
특정 문서는 필요악입니다. 계약서, 재고 관리 폴더, 등록 서류가 있고 목록이 계속됩니다. 그러나 영원히 없애는 것을 고려할 수 있는 특정 유형의 문서가 있습니다. 그것이 완전히 가능하지 않다면 최소한 디지털화를 고려할 수 있습니다. 이는 생산성 측면에서 유익할 뿐만 아니라 탄소 발자국.
간단한 OCR 기술을 활용하여 인쇄된 문서를 디지털 텍스트로 변환하는 것이 얼마나 간단하고 이를 수행할 수 있는 다양한 무료 및 유료 도구가 있는지 놀라게 될 것입니다. 정확성을 확인하고 필요한 경우 수정하기 위해 약간의 수동 작업이 필요할 수 있지만 이것은 완전한 디지털 사무실을 향한 첫 번째 단계입니다. 다음에 직원이 일부 양식을 작성해야 할 때 이 프로세스를 완전히 건너뛰고 대신 디지털 설문지로 안내할 수 있습니다.
어떤 문서가 필요악인지 신중하게 고려하고 필요한 경우 디지털화할 수 있습니다.
4. 승인 프로세스
대부분의 조직은 서로 다른 책임과 실행 수준이 서로 다른 역할에 할당되는 계층 구조를 따르는 경향이 있습니다. 하위 임원이 경영진을 대신하여 특정 결정을 내릴 수 있는 권한이 있지만 주요 결정이 실행되기 전에 먼저 CEO의 승인을 받아야 하는 방식으로 상황을 설정해야 하는 경우가 많습니다.
책임은 또한 다음 명령을 내리거나 특정 부서를 담당하는 사람에게 떨어질 수 있습니다. 예를 들어 마케팅 자료 제작 아웃소싱 할 수 있습니다 하지만 그들을 승인하는 것은 마케팅 책임자가 될 가능성이 높습니다. 문제는 질병이나 긴급 상황으로 인해 업무 진행을 담당하는 사람을 사용할 수 없는 경우 어떻게 해야 하느냐입니다. 이와 같은 상황에서 진행 방법에 대한 전략이 없으면 어깨에 또 다른 병목 현상이 빠르게 발생할 수 있습니다.
일반적으로 승인 체인에 참여하는 사람이 많을수록 잠재적인 병목 현상이 발생할 위험이 커집니다. 이 문제를 해결하려면 먼저 체인의 모든 사람을 매핑하고 정확성이나 품질을 희생하지 않고 최소로 줄이는 방법이 있는지 확인하십시오. 다음으로 상사가 산출물을 승인하거나 변경을 요청하는 방법과 시기와 관련하여 엄격한 일정을 정의합니다. 이것이 결정되면 관련 당사자가 책임을 다할 수 있도록 메시지 또는 이메일 알림의 형태로 자동 알림을 보내는 것이 타당한지 확인하십시오.
결론
자동화는 병목 현상을 최소화하는 솔루션입니다. 조직의 안팎과 운영 요구 사항을 연구함으로써 이를 식별하고 팀이 생산성과 높은 가치의 결과를 얻을 수 있도록 하는 데 오래 걸리지 않습니다.